لا يعتمد نجاح الشركة وسمعتها على امتلاك المزيج الصحيح من الموظفين الموهوبين فحسب، بل يعتمد أيضًا على طريقة جذبهم، وهذا هو سبب أهمية عملية التوظيف. تقول جيليان إينك “لا يُنظر لنجاح علامتك التجارية كصاحب عمل أبدًا بما تقوله أنت عنها!، بل بما يقوله الموظفون والمرشحون لديك”.

يبدأ النجاح في الأعمال التجارية بعملية توظيف سليمة تسمح بتحديد وجذب وإعداد أفضل المرشحين لدور أو منصب معين. ومن المهم أيضًا للباحثين عن عمل فهم هذه العملية لتحسين فرصهم في التوظيف.

ما هي عملية التوظيف؟

تشير عملية التوظيف إلى سلسلة الأنشطة المرتبطة بعملية جذب وتوظيف موظف لأداء دور وظيفي داخل المنظمة. والنتيجة المرجوة من هذه العملية هي توظيف المرشح الذي يتمتع بأفضل الخبرات والتجارب والمهارات الشخصية بناءً على الوظيفة المحددة.

غالبًا ما يتم تنفيذ هذه العملية من قبل مديري الموارد البشرية أو مسؤولي التوظيف الخارجيين أو المديرين أو مزيج من هؤلاء الثلاثة. من الشائع أيضًا أن تقوم الشركات بالاستعانة بمصادر خارجية لعملية التوظيف الكاملة كوكالات التوظيف. وفي جميع الحالات، سيقدم مسؤول التوظيف تحديثات مستمرة لمدير التوظيف أثناء هذه العملية.

غالبًا ما تنقسم عملية التوظيف إلى ست مراحل:

• التحضير

• جمع طلبات المرشحين
• الفحص والفرز
• الاختيار
• التوظيف
• الإعداد والتهيئة

لماذا يُعتبر من المهم معرفة عملية التوظيف؟

يحتاج كل من الباحثين عن عمل والقائمين بالتوظيف إلى فهم جيد لعملية التوظيف.

من السهل فهم أهمية العملية بالنسبة إلى مسؤولي التوظيف، حيث يساعدهم ذلك على تبسيط خطوات التوظيف وتحسين تجربة المتقدمين وتوظيف المرشحين المناسبين في نهاية المطاف.

لكن رغم ذلك، فغالبًا ما نقلل من أهمية معرفة خطوات التوظيف كمسؤولي توظيف.

ولكن لماذا هذه العملية مهمة؟

من خلال فهم ما هو مهم للموظف في كل مرحلة، يمكن للباحثين عن عمل تحسين جودة طلبات التقديم على الوظائف ,و تفادي اخطاء السيرة الذاتية بسهولة وزيادة فرصهم في التوظيف بشكل كبير.

يمكن للمرشحين تطويع المعلومات التي يقدمونها لتناسب توقعات مسؤولي التوظيف. على سبيل المثال، نعلم أنه يمكن في مرحلة الفرز فحص سريع للمتطلبات: يبحث مسؤول التوظيف عن “كلمات” محددة في ملفات طلب التقديم للمُتقدم. وبالتالي من المهم إبراز المؤهلات الصحيحة في ملف الطلب لاجتياز مرحلة الفرز.

بالانتقال إلى نهاية العملية، ستركز مرحلة المقابلة بشكل أكبر على الشخصية والتفاعل بشكل أكبر مع صاحب العمل المحتمل، بحيث يمكن للمرشح التحضير لمرحلة الأسئلة والأجوبة من الزاوية الصحيحة.

إن فهم عملية التوظيف يمنح المرشح الثقة ويساعده في الحصول على نهج أكثر استهدافًا لتطبيقه، لزيادة فرصه في الحصول على الوظيفة.

المراحل الست لعملية التوظيف في دورتها الكاملة

دعونا نستكشف المراحل الست لعملية التوظيف في دورتها الكاملة

التحضير

في هذه المرحلة الأولية، يحصل مسؤول التوظيف على معلومات من مدير التوظيف. وهذه المعلومات تشمل المتطلبات الرئيسية من فتح الوظيفة التي تغطي الشخصية والمهارات والخبرة وما إلى ذلك بالإضافة إلى ظروف العمل والتنظيم والميزانية.

سيقوم مسؤول التوظيف بإنشاء وصف وظيفي بناءً على هذه المعلومات التي تم جمعها. بعدها يصبح هذا الوصف إعلان الوظيفة المتاح للجمهور.

جمع طلبات المرشحين

بمجرد أن يتم الإعلان عن الوظيفة، يبدأ مسؤول التوظيف في تحديد المصادر، أي جمع طلبات المرشحين. بالنسبة للأدوار والمناصب العامة، عادةً ما يستكشف مسؤول التوظيف قنوات مختلفة مثل مجموعة الموظفين الموهوبين في الشركة، وبوابات الوظائف، ووسائل التواصل الاجتماعي، والإحالات وما إلى ذلك.

أحد المصادر الجيدة للمرشحين المؤهلين هي منصة Talent Pool. وهي قاعدة بيانات تحتوي على ملفات تعريف الأشخاص المهتمين بالعمل في مؤسستك.

الفحص والفرز

ابدأ خطوة الفحص والفرز بصفتها ملفات تعريف طلبات التقديم على الوظيفة أو المرشحين. الهدف من مرحلة الفرز هو إنشاء قائمة مختصرة بطلبات التقديم على الوظيفة المتاحة للدور الوظيفي المعلن عنه.

هناك العديد من المستويات لفحص وفرز المرشحين.

● فحص وفرزالسيرة الذاتية: المستوى الأول هو فحص السيرالذاتية أو طلبات التقديم على الوظيفة. في هذه المرحلة، يقوم مسؤول التوظيف بالتحقق لمعرفة ما إذا كان المرشح يفي بالمتطلبات الأساسية للدور الوظيفي المعلن عنه أم لا. قد يستخدم مسؤولو التوظيف أدوات الفرز الآلية التي تحدد السير الذاتية باستخدام كلمات رئيسية محددة (تسمى ATS – أنظمة تتبع مقدم الطلب)

● الفحص والفرز عن طريق الهاتف: الخطوة التالية للعديد من الشركات هي مرحلة الفحص والفرز عن طريق الهاتف. يحصل مسؤول التوظيف على محادثة هاتفية مجدولة مع مقدم الطلب. قد تتضمن المناقشة موضوعات متعلقة بنشر الوظيفة مثل الالتزام بدوام جزئي، وتاريخ البدء، وتوقعات الفوائد، وغيرها من الموضوعات التي قد تكون حاسمة. كما يمكن استخدام chatbot هنا نظرًا لأن هذه العملية عادةً ما تكون محادثة بنعم أو لا.

● اختبارات ما قبل التوظيف: تستخدم هذه الاختبارات نصوص التقييم لمعرفة ما إذا كان المرشح لديه المهارة والمعرفة والخبرة والمهارات الشخصية المناسبة للعمل بشكل جيد داخل المنظمة أم لا. أيضًا هناك طريقة جديدة لتقييم المرشحين هي أن يصنعوا فيديو عن أنفسهم في مكان ما على غرار فيديوهات “يوم في حياة….”

الاختيار مهم في عملية التوظيف

في هذه المرحلة، يكون لدى صاحب العمل بالفعل مجموعة أقل من أفضل المرشحين للوظيفة. هذا يعني أن جميع المرشحين الذين وصلوا إلى هذه المرحلة هم خيارات ممتازة للمؤسسة.

غالبًا ما تتضمن هذه المرحلة جدولة المقابلات لتقييم المهارات الشخصية وتطوير علاقة مع مقدم الطلب.

حيث يكون عمق ومدة المرحلة حسب طبيعة الدور الوظيفي. بالنسبة للأدوار الوظيفية العامة، قد تكفي مقابلة واحدة. بالنسبة للمناصب الإدارية العليا، يمكن أن تتضمن هذه المرحلة الكثير من الاجتماعات والمشاورات كما يمكن ان يستعمل انواع الانترفيو مختلفة.

في نهاية هذه المرحلة، يجب أن يكون لدى مدير التوظيف والتعيين قائمة مختصرة نهائية من واحد إلى ثلاثة مرشحين.

التوظيف

هذه هي الحالة التي يأتي فيها دور المعلومات الأخرى. يتحقق مسؤول التوظيف من خبرات عمل المرشح ومؤهلاته ومراجعه. في بعض الحالات، يتم إجراء فحص الخبرات.

بمجرد اجتياز المرشح المحدد لجميع هذه الفحوصات، يتم إرسال عرض عمل إلى المرشح.

يجوز للمرشح التفاوض على راتبه أو شروط عمله أو شروط العرض الأخرى. إذا رفض مقدم الطلب العروض، يمكن أن ينتقل مسؤول التوظيف إلى المرشح التالي في القائمة المختصرة.

الإعداد والتهئية

بمجرد قبول مقدم الطلب عرض العمل، يبدأ مسؤول التوظيف سلسلة من الأنشطة والأحداث لتعيين الموظف الجديد. هذا يضمن أن يكون الموظف الجديد متحمسًا لبدء العمل في المنظمة.

تتضمن عملية الإعداد والتهئية دعوته إلى أنشطة أو أحداث غير رسمية للشركة، واستراحات الغداء، ومنحه معلومات عن العمل الخاص بالموظفين والمواد الأخرى ذات الصلة.

قد يقوم مسؤول التوظيف أيضًا بتسجيل الوصول مع الموظف الجديد من وقت لآخر خلال الأسابيع القليلة الأولى لضمان استمرار عملية الإعداد بسلاسة.

يمكن أن تساعد عملية التوظيف بدورتها الكاملة الشركات على توظيف أفضل المرشحين والاحتفاظ بهم للوظائف الشاغرة. ومع ذلك، فه ليست طريقة واحدة تناسب الجميع. هناك طرق أخرى من عملية التوظيف والتي تكون فعالة أيضًا.

فبصفتك مسؤول توظيف، يجب عليك التأكد من أن الطريقة التي اخترتها تتوافق مع احتياجات شركتك ومواردها.