يتقدم العالم يومًا بعد يوم، ويتجه نحو التكنولوجيا والتطور حيث أصبحت العديد من الشركات تعتمد التعامل مع الموظفين في العمل عن بعد بشكل كبير وبنسبة أكبر من الموظفين.
وهذا يعتبر تحول جذري في بيئة العمل وطبيعتها، لذا كان من الضروري بدأ وضع أسس عملية لتنجح تلك التجربة، فكيف يمكن وضع تلك الأسس العملية؟
بتحليل بيئة العمل وتحديد التحديات التي تواجههم ومن ثم العمل على وضع حلول لها والبدء في تنفيذها. وهذا ما حدث بالفعل ولكن يظل هناك الكثير من الأمور الأخرى التي يجهلها كلا الطرفين أرباب العمل والموظفين، ونحن هنا اليوم لنوضح جزء منها.
سنتحدث في الفقرات التالية عن التواصل الفعال في العمل عن بعد واهميته، بالإضافة إلى ذكر بعض من التحديات التي تواجه أرباب العمل والموظفين، كما وسنذكر لك بعضًا من النصائح التي ستساعدك في التعامل مع موظفيك عند العمل خارج مقر الشركة، لذا أكمل القراءة وستجد الكثير في الفقرات التالية.
ستقرأ في هذا المقال عن العناصر التالية:
- تحديات التعامل مع الموظفين خارج مقر الشركة
- التواصل الفعال في العمل عن بعد وأهميته
- نصائح للتعامل مع الموظفين في العمل عن بعد
- أفضل وسائل التواصل في العمل
تحديات التعامل مع الموظفين في العمل عن بعد
كما ذكرنا في بداية الحديث أن بيئة العمل د معرضة للكثير من التحديات، وأهم تلك التحديات والتي قد تسبب عائقًا إذا لم يتم العمل عليها، هي التحديات التي قد تواجه الموظفين في التعامل مع غيرهم خارج مقر الشركة
إليك أهم تلك التحديات:
- ضعف التواصل
كلما قل التواصل الفعال في بيئة العمل كلما زاد الأمر سوءًا، وفي العمل خارج مقر الشركة لبعد المسافة وغيرها من الأمور الأخرى التي يترطب عليها في بعض الأحيان ضعف التواصل الفعال أو انعدامه في بعد الأحيان.
- قلة وانعدام التفاعل الاجتماعي
التفاعل الاجتماعي في بيئة العمل أمرًا مهمًا للغاية، وفي حالة العمل عن بعد ينعدم هذا التفاعل الاجتماعي ويكون قليل في بعض الأحيان وكلا الأمرين مؤشر سلبي على بيئة العمل.
- مشاكل وتحديات تقنية
وهي تعتبر من أشبع التحديات التي تواجه الموظفين وأرباب العمل، حيث أن الجميع قد يتعرض لانقطاع الانترنت في أوقات العمل، أو التأثير على جودة التواصل.
- الشعور بالعزلة
هناك بعض من الموظفين بطبيعة شخصياتهم يحبون التواصل الفعال مع غيرهم ويتفاعلون، ولكن بيئة العمل تفرض عليهم عكس هذا، وهذا يؤثر عليهم بالشعور بالسلب، كالشعور بالعزلة.
- صعوبة التنسيق والتنظيم
بيئة العمل عن بعد قد يكون بها موظفين من مناطق جغرافية مختلفة بأوقات زمنية مختلفة، لذا أحيانًا من الصعب تنسيق الأوقات وتنظيمها على الجميع.
في الفقرة التالية سنذكر لك بعضًا من النصائح التي يمكن أن تساعدك في التغلب على تلك التحديات.
التواصل الفعال في العمل عن بعد وأهميته
ثانيًا لنقوم بالحديث عن التواصل الفعال ومن ثم لننتقل شيئًا فشيئًا إلى أهمية التواصل الفعال في العمل عن بعد دعونا نبدأ.
يعتبر التواصل الفعال أمرًا ضروريًا في العمل عن بعد، فهو يضمن لك الإنتاجية وتحقيق النجاح والوصول إلى الأهداف المرجوة.
وبطبيعة بيئة العمل خارج مقر الشركة الذي يفرض بعد المسافات، كان من الضروري العمل على تحقيق التواصل الفعال بين الموظفين ويكون هذا من خلال الآتي:
- استخدام وسائل التواصل المتعددة من خلال اختيار الوسيلة المناسبة للتواصل.
- حدد توقعات التواصل لفريقك، وكذلك الأوقات المناسبة للجميع.
- التواصل غير الرسمي فالأمر لا يقتصر على عقد اجتماعات والتحدث في العمل، حيث يجب استخدام التواصل غير الرسمي لتعزيز العلاقات والتعاون بين أفراد الفريق.
- الوضوح بالشكل المطلوب أثناء التواصل، حيث كلما كنت واضحًا كلما سهلت على الفريق عمله.
أهمية التواصل الفعال
- يساهم التواصل الفعال في بناء الثقة وتعزيز العلاقات والتعاون بين أعضاء فريق عملك.
- التنسيق والتعاون، فبيئة العمل عن بعد تحتاج إلى الكثير من التنسيق والتعاون ويساعد التواصل الفعال في تحقيق هذا التنسيق والتعاون.
- توجيه الفريق نحو الهدف المطلوب، وذلك يكون من خلال الوضوح في المتطلبات والتوقعات.
- حل المشاكل والتغلب على التحديات وتلك من أهم أهميات التواصل الفعال في العمل عن بعد، هذا حيث أن بيئة العمل خارج مقر الشركةمعرضة للمشاكل والتحديات بشكلٍ أكبر من بيئة العمل الأخرى.
- كما ويساهم التواصل الفعال في الحفاظ على الروح المعنوية للفريق، ويحثهم على الاستمرار، بالإضافة إلى تعزيز الشعور بالانتماء لهذا الفريق.
وبالتأكيد فإن كل النقاط التي قمنا بذكرها تساهم بشكل كبير في جعل بيئة العمل عن بعد بيئة مريحة ومنتجة، وهذا ما يحتاجه كلا الطرفين أرباب العمل والموظفين.
نصائح التعامل مع الموظفين في العمل عن بعد
الآن وقد وصلنا إلى أهم فقرات المقال بالنسبة إليك يا عزيزي القارئ، فبالتأكيد أنت تبحث عن النصائح والحلول التي من شأنها جعل بيئة العمل أفضل ومنتجة أكثر.
إليك أهم نصائح التعامل مع الموظفين في العمل عن بعد:
- حافظ على التواصل المنتظم
التواصل بشكل مستمر يساهم في تعزيز العلاقات وتحسينها، ويحث جميع أعضاء الفريق على العمل والإنتاجية الجيدة، احرص على أن يكون التواصل منتظمًا وعلى فترات متقاربة.
- استخدام وسائل التواصل المناسبة
وسيلة التواصل بينك وبين فريقك مهمه للغاية، لذا يجب أن تحرص على اختيار وسائل التواصل السهلة والمناسبة للجميع، وسنذكر إليك في الفقرة التالية أهم وأفضل وسائل التواصل التي يمكنك استخدامها.
- الوضوح والإيجاز
في رأيك ما هو أهم أمر في بيئة العمل وفي اجتماعات العمل بشكل عام؟
بالتأكيد هو معرفة كل فرد بمهامه وبالأهداف التي يجب عليهم تحقيقها، لذا يجب عليك أن تكون واضحًا بشكل كبير في إيصال رسائلك إلى زملائك وموظفيك وأن تكون موجزًا، وهذا حتي لا يحدث سوء فهم.
- المتابعة المستمرة
ينبغي عليك القيام بمتابعة فريق عملك وزملائك، فإذا كان يواجه أحد مشكلة ما ينبغي العمل على حلها من البداية، حتى لا يزداد الأمر سوءًا وينتهي بعدم تحقيق الأهداف.
والمتابعة هنا تكون شكل من أشكال الاهتمام بأمر فريقك والنظر إلى تقدمهم وحل مشاكلهم الخاصة بالعمل.
- التعاون والمساعدة
وتلك النصيحة هي من أهم النصائح التي نوجهها لك في هذا المقال، فبيئة العمل التي جميع أفرادها متعاونين ومشاركين للأفكار والموارد التي قد تفيد الجميع في العمل، هي بيئة عمل صحية ومنتجة بشكل أكبر من غيرها.
- التفاعل والاستماع
وهنا لا يقتصر الأمر على الاستماع فقط!
بل يتطلب منك الاستماع وتقبل جميع الآراء بل والتفاعل معها والأخذ برأي أحد الموظفين إذا كان سيفيد العمل، وهذا سيؤثر بالإيجاب على الموظفين ويجعل منهم أشخاصًا تطمح إلى تطوير العمل وعرض أفكارهم باستمرار.
كانت تلك هي أبرز النصائح التي يمكن أن نقدمها لك والتي من شأنها جعل بيئة العمل عن بعد بيئة منتجة بشكل كبير ومترابطة بشكل أكبر.
أفضل وسائل التواصل في العمل
تتعدد وسائل التواصل في العمل عن بعد فما هي أفضل تلك الوسائل التي تساهم في التواصل الفعال بشكل أكبر؟
إليك أفضل وسائل التواصل في العمل عن:
- تطبيقات مكالمات الفيديو مثل:
- Zoom
- Microsoft Teams
- تطبيقات المراسلة الفورية
- Slack
- Microsoft Teams
- Telegram
- تطبيقات المراسلة الفورية للهواتف
- Telegram
- Facebook Messenger
- تطبيقات المشاركة بالشاشة
- TeamViewer
- AnyDesk
- Google Remote Desktop
- تطبيقات إدارة المشاريع والتعاون
- Asana
- Monday.com
- Trello
وينبغي العلم بأن هناك العديد من وسائل التواصل الأخرى التي يمكنك استخدامها ولكن قمنا بذكر أفضلها واشهرها، وهذا حتي نسهل عليك عملك.
في النهاية بعد أن تعرفت على التواصل الفعال وطرقة وأهميته في بيئة العمل بالتحديد في العمل عن بعد، لا تنسي قراءة التحديات التي تواجه بيئة العمل عن بعد لتحديد التحديات التي قد تواجهك، ومن ثم النظر إلى النصائح للعمل على التغلب على تلك التحديات التي قد تواجهك.
وتذكر أن تختار وسيلة التواصل الأنسب لك ولفريق عملك حتي تسهل أمر التواصل وتجعله فعالًا.