عملية التوظيف واختيار الموظفين هي أحد أهم أدوارالموارد البشرية التي يقومون بها في الشركات المختلفة حول العالم، وهي من الأدوار التي بُنيت هذه الإدارة من أجلها، ورغم ما يظنه البعض بأن مثل هذه العملية ليست منظمة أو لا تسير على قواعد ثابتة بعينها، إلا أنها إدارة الموارد البشرية تتبع مجموعة من الخطوات والقواعد الثابتة التي يجب على الجميع إتباعها.
وتقوم إدارة الموارد البشرية في العادة بإتباع هذه الخطوات من أجل اختيار الموظف المثالي وتعيينه في أي مكان ووظيفة.
لماذا تحتاج إدارة الموارد البشرية إلى خطوات وقواعد للتوظيف؟
وجود مجموعة ثابتة من القواعد والقوانين التي تتبعها إدارة الموارد البشرية لتعيين الوظائف المختلفة يضمن حيادية اختيار الموظفين وألا يتم اختيار موظف غير مناسب لأي وظيفة مهما كانت ومهما كان الموظف، إذ أن هذا الاختيار بحيادية كاملة والحفاظ على هذه الحيادية هو دور إدارة الموارد البشرية في جميع الشركات مهما كانت.
وهذا يشمل عملية اختيار الموظف بدون تحيز عرقي أو ديني أو جنسي ثم اختيار الموظف بناءً على مهاراته واحتياجات الشركة فقط، وتقديم العرض المناسب لهذه الموظف دون تغيير العرض بنادً على أي أساس عرقي أو ديني أو جنسي، إذ يجب أن يكون موقع الوظيفة ومتطلباتها هو العامل الوحيد الذي يحدد الراتب والمقابل المادي.
ولا تعد هذه القواعد ملزمة لجميع الشركات، إذ توجد بعض الشركات التي تضع قواعد خاصة بنفسها وتسير عليها، ورغم أن قوانين العمل الدولية تعاقب على مخالفة القواعد العامة للتعين، إلا أن بعض الشركات تخرقها دون خوف من العواقب، ويعد وجود قواعد وقوانين شفافة لعملية التوظيف واختيار الموظفين في الشركة من أحد أهم نقاط القوة الموجودة في الشركات الجيدة وذات الاختيارات المناسبة.
مراحل وخطوات عملية التوظيف في الشركات
بشكل عام تمرعملية التوظيف في الشركات عبر عدة مراحل وخطوات مختلفة في مقدمتها:
عملية الاستقطاب
وتهدف هذه المرحلة إلى جذب أفضل المهارات من مختلف الأماكن والقطاعات التي تتناسب مع خطة الشركة ومستقبلها، وتتم عبر مجموعة من الطرق المختلفة مثل الإعلانات المبوبة أو الإعلانات عبر مواقع التوظيف على الإنترنت أو حتى التواصل المباشر مع أحد المرشحين المحتملين لشغل هذه الوظيفة.
وتأتي هذه الخطوة بعد عملية التخطيط، إذ يجب أن تضع الشركة خطة واضحة للوظيفة التي ترغب بها ومواصفات مثالية للموظف الذي تبحث عنه حتى تتمكن من الاختيار والتنقيح بين جميع المتقدمين لشغل هذه الوظيفة.
وقد تختلف الطرق المتبعة في عملية الاستقطاب بسبب اختلاف السبب في البحث عن الوظيفة، إذ أن البحث عن وظيفة لأن قسم ما بالشركة يتوسع أو لوجود شاغر في قسم موجود بالفعل يختلف كثيرًا عن البحث عن وظيفة لقسم جديد أو لشركة جديدة تمامًا.
وتهدف عملية الاستقطاب بشكل عام إلى :
- تنفيذ خطة الموارد البشرية في الشركة
- توسيع دائرة الاختيار بين المرشحين المؤهلين
- إتاحة الفرص المتكافئة للجمهور
- المساهمة في تخفيض عملية دوران العمالة
- استقطاب المواهب وأصحاب الكفاءات والخبرة
فرز وتصفية السير الذاتية Screening
يجب على إدارة الموارد البشرية البدء في فرز وتصفية السير الذاتية لكل من تقدم للعمل في هذه الوظيفة واعداد القائمة القصيرة للموظفين الذين سيعملون في الشركة.
وفي هذه العملية يتم الاختيار بناءً على المواصفات المتواجدة في كل شخص ومتطلبات الوظيفة ومدى تناسب هذه المتطلبات مع الموظف، ثم يبدأ مختص التوظيف بالتواصل مع أفراد القائمة القصيرة الأولية، وعادةً ينتقل هؤلاء إلى مقابلات المستوى الثاني
في مقابلات المستوى الثاني، يتم اختصار القائمة المختصرة الأولية إلى القائمة المختصرة النهائية، والتي تضم المرشحين المهتمين بالوظيفة والمناسبين بشكل كامل للعمل مع الشركةً وعادة ما تضم هذه القائمة عدة مرشحين لا يزيد عددهم عن أصابع اليد الواحدة.
وعادةً ما تتم المقابلة مع أكثر من فرد داخل الشركة بما فيهم موظف الموارد البشرية والمدير المباشر قبل الانتقال إلى المرحلة النهائية واختيار الموظف المناسب لهذا المكان تحديدًا والذي يجب أن يشغله، وعادةً ما يتم تنقيح القائمة الأولية ونقلها إلى القائمة الأخيرة عبر مقابلات بسيطة وعامة وربما اختبارات موسعة.
إجراء المقابلات الشخصية
بعد الانتهاء من خفض قائمة المرشحين والانتقال إلى القائمة النهائية، تبدأ عملية المقابلات الشخصية والمستوى الأخير من المقابلات الشخصية، وهي المقابلات التي إن إجتزتها يتم التوظيف بناءً عليها، وهذه المقابلات تعتمد على عدة جوانب واختيارات مختلفة تختلف من شخص لآخر ومن شركة لأخرى.
وتضم المقابلات الشخصية مجموعة واسعة من الاختبارات المتنوعة من مثل الاختبارات النفسية والشخصية أو اختبارات القدرات الذهنية أو اختبارات الأداء أو اختبارات سرعة الاستجابة واللغة والقدرة على استخدام الكومبيوتر والاستفادة منه.
وعادةً ما تضم المقابلات أيضًا تقييمًا واسعًا للشخص بناءً على عوامل شخصية مثل مستوى التعليم ومستوى الخبر السابقة والشهادات السابقة من الشركات القديمة وهكذا.
التحقق والاختيار
بعد الانتهاء من مرحلة المقابلات الشخصية تأتي الخطوة الأخيرة قبل الانتقال إلى التوظيف وهي مرحلة التحقق والاختيار، وتعتمد هذه المرحلة على مقارنة نتائج جميع المتقدمين للوظيفة بشكل حيادي بالكامل قبل اختيار الموظف المثالي لهذه الوظيفة.
وتوجد عدة طرق يمكن الاعتماد عليها من أجل اتمام مرحلة التحقق والاختيار، إذ يمكن توزيع مجموعة من الدرجات المختلفة على كل نوع من أنواع الأسئلة في المقابلة، ثم جمع هذه الدرجات معًا واختيار الموظف المناسب بناءً على النتيجة النهائية للتقييم دون أي تحيز، وقد يتم الاختيار بناءً على مجموعة من العوامل الرئيسية الواجب توافرها في القائمة القصيرة وبناءً على مناسبة الشخص لوضع الشركة بشكل عام.
وهناك شق آخر هام لهذه المرحلة، وهو عملية البحث والتحقق من جميع الوثائق المقدمة من الموظف، إذ يجب على الشركة أن تتواصل مع جميع الخبرات السابقة وأماكن العمل السابقة المذكورة في السيرة الذاتية قبل اختيار الموظف المثالي.
وهذا يعتمد بشكل رئيسي على قدرة الشركة للتواصل مع موظفي الشركة المناسبين ومحاولة الوصول إليهم في الوقت المناسب ومراجعة أماكن العمل السابقة وجميع أماكن اصدار الشاهدات إن كانت أماكن موثوقة يمكن الوصول إليها.
وقد تهمل بعض الشركات هذا الجانب مما يتسبب في تعرضهم للخداع وتوظيف شخص غير مؤهل لشغل الوظيفة أو العمل فيها.
المرحلة الأخيرة في رحلة اختيار الموظف المثالي للشركة، وهي في حد ذاتها تتكون من أكثر من جانب، إذ يجب على الشركة أن تقدم في البداية عرض عمل مباشرةً إلى الشخص الذي اختارته، ويتم التواصل هنا بصورة رسمية عبر البريد الإلكتروني.
التفاوض وتقديم المتطلبات الوظيفية
ويعد عرض العمل النموذج الذي يتم الاعتماد عليه والعقد الرئيسي بين الموظف والشركة، إذ أن عرض العمل يضم المهام والواجبات المطلوبة من الموظف والامتيازات التي يحصل عليها بما فيها الرواتب والإجازات وأي مميزات أخرى مثل تأمين صحي أو غيرها من الجوانب المختلفة، ويعد عرض العمل عقد أولي قد يرفضه المتقدم أو يطلب التعديل عليه.
بعد ذلك تأتي مرحلة التفاوض وتقديم المتطلبات الوظيفية، إذ تتيح بعض الشركات إمكانية التفاوض على الراتب المقدم من الموظف قبل اختياره بشكل نهائي وتحديد إن كان هو الاختيار المثالي أم لا، بعد ذلك تبدأ عملية تقديم المتطلبات الوظيفية والأوراق اللازمة من الشركة والموظف وتسليم الموظف جميع المعدات التي يحتاجها في عمله.
التوجيه والإرشاد Onboarding
التوجيه والإرشاد هي المرحلة الأخيرة في التوظيف، إذ يتم خلالها تدريب الموظف على العمل داخل منظومة الشركة المتكاملة ومحاولة الوصول إلى أفضل النتائج والالتزام بالنظام العام داخل الشركة، وتفضل بعض الشركات هنا أن تبدأ عملية التوجيه والإرشاد مع الموظفين قبل توقيع العقد النهائي، وذلك للتأكد من اختيار إدارة الموارد البشرية وسهولة التراجع عن عقود العمل المؤقتة.
وتتم هذه العملية عادةً على يد فريق متكامل من موظفي الموارد البشرية وموظفي القسم الذي سيعمل فيه الموظف الجديد سواءً كان قسم الموارد البشرية أو قسم غيرها من الأقسام المختلفة داخل الشركة.
عقد العمل النهائي
بعد أن يجتاز الموظف مرحلة اختيار الوظيفة النهائية، يجب على الشركة تقديم عقد العمل النهائي وفيه كافة التفاصيل المختلفة والاتفاقيات المختلفة المتعلقة بالوظيفة، وهنا يجب على الموظف توقعيه والقبول به والالتزام بكافة بنوده حى يبدأ في عمله بشكل مستقر.
ورغم أن عملية التوظيف تضم عدة خطوات يجب على إدارة الموارد البشرية القيام بها، إلا أنها جميعًا خطوات تضمن سهولة ويسر العمل وضمان أن الموظف يعمل بشكل جيد وفي بيئة مناسبة له بكل حيادية.
- كتابة اعلان وظيفة لجذب افضل الكفائات
- نصائح التعامل مع الموظفين في العمل عن بعد
- أهم 10 صفات يجب توافرها في الموظف المثالي
- تأثير حساباتك على وسائل التواصل الاجتماعي على فرصك الوظيفية
- احدث استراتيجيات المبيعات و التسويق باللغة الإنجليزية